5 wenig bekannte Microsoft-Lists-Funktionen zur Steigerung der Effizienz

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Sie interessieren sich für die Microsoft-Lists-Funktionen? In diesen Beiträgen finden Sie weitere spannende Tipps rund um das Listentool:


Die Microsoft Lists-Plattform bietet eine fantastische Möglichkeit für die Zusammenarbeit an Daten über eine einzige, barrierearme Plattform, auf der Lösungen bescheiden beginnen und mit steigenden Anforderungen, Erfahrungen und Funktionen wachsen können. Microsoft investiert weiter in die Modernisierung von Lists und verbessert die Benutzerfreundlichkeit (Bearbeiten im Raster, Rückgängig machen), die Funktionalität (Regeln, Offline-Zugriff) und die Integration von Anwendungsdiensten (Power BI).

Wir stellen Ihnen fünf wenig bekannte Microsoft-Lists-Funktionen vor, die Ihre Zusammenarbeit mit Daten auf ein neues Niveau heben werden.

1. Erstellen einer Liste aus Excel

Bei der modernen Listenerstellung haben Sie die Möglichkeit, eine Excel-Tabelle und Daten in eine neue Liste zu importieren. Tabellenüberschriften werden als Listenspalten erstellt und geben dem Nutzer die Möglichkeit, die folgenden Listenspaltentypen zu verwenden:

  • Auswahl
  • Währung
  • Datum und Uhrzeit
  • Mehrere Textzeilen
  • Zahl
  • Einzelne Textzeile
  • Titel

Diese unterschätzten Microsoft-Lists-Funktionen können ein Sprungbrett für eine kleine digitale Transformation oder Prozessverbesserung sein. Die einzige Voraussetzung ist, dass die Tabellenkalkulationsdaten als Tabelle formatiert sein müssen. Mehr zur Erstellung von Listen auf Basis von Tabellen erfahren Sie in dieser Microsoft-Dokumentation oder einem separaten Blog-Beitrag, den ich zu diesem Thema verfasst habe.

2. Regeln für Microsoft-Lists

Listenregeln ermöglichen Ihnen das Versenden von E-Mail-Benachrichtigungen anhand einfacher datenbasierter Regeln, die Sie selbst definieren. Der Regeleditor bietet Ihnen die Möglichkeit, „Wenn-Dann“-Bedingungen einzugeben, z. B. das Senden einer Benachrichtigung, wenn ein Datum verstrichen ist, oder das Senden einer Benachrichtigung, wenn ein Zeilenwert geändert wird. Regeln sind einfach zu implementieren und stellen eine effektive Möglichkeit dar, Benachrichtigungen mit Ihren Listen und Daten zu erstellen, ohne ein fortgeschrittenes Tool wie Power Automate verwenden zu müssen. Für weitere Informationen zur Erstellung von Regeln klicken Sie hier.

3. Formatierung von Microsoft-Lists

Mit den Formatierungsoptionen in Lists können Sie Daten in Form von Farben, Formen und Symbolen visuell aktualisieren, um Werte zu differenzieren und dadurch die Aufmerksamkeit des Nutzers auf Elemente zu lenken, die besonders zu beachten sind. Zu den Standardoptionen gehört die bedingte Formatierung, mit der Nutzer Geschäftslogik auf die Formatierungseinstellungen anwenden können. Ein Beispiel: „Wenn das heutige Datum nach dem Fälligkeitstermin liegt, dann wird der Wert fett dargestellt.“ Die Listenformatierung kann erweitert werden, um Klick-Aktionen hinzuzufügen und so sehr ansprechende Datenvisualisierungen zu erstellen. Für weitere Beispiele empfehle ich, das GitHub-Repository für Microsoft-Lists-Formatierungen sowie meine eigene Anleitung zum Hinzufügen eines Fortschrittsbalkens zu Listen!

4. Benutzerdefinierte Listenvorlagen

Haben Sie ein Listendesign, das Sie schon mehrfach verwendet haben? Wenn ja, dann sind Sie ein ausgezeichneter Kandidat für eine Microsoft-Lists-Vorlage. Wird eine Listenvorlage die Bedürfnisse aller Nutzer erfüllen? Wahrscheinlich nicht, aber wenn man den Nutzern einen gut durchdachten Ausgangspunkt bietet, können sie sehr schnell einen Nutzen daraus ziehen. Klein anzufangen und den Funktionsumfang mit zunehmender Prozessreife zu erweitern, ist immer eine sichere Sache. Mehr über die Erstellung von Listenvorlagen erfahren Sie hier.

5. Power BI-Integration

Eine neue Power Platform-Integration für Microsoft-Lists namens Visualize the list erstellt basierend auf dem zugrunde liegenden Listenschema automatisch einen Power BI-Bericht. Dieser automatisch erstellte Bericht bietet einen hervorragenden Ausgangspunkt für Nutzer, die keine Erfahrung mit Power BI haben oder nur einfache Berichte benötigen. Probieren Sie diese Funktion unbedingt mit Ihren Listen aus. Sie werden überrascht sein, welche Erkenntnisse sie liefert und welche weiteren analytischen Fragen sie aufwirft. Einen umfassenden ersten Einblick auf Visualize the list finden Sie hier.

Listen eignen sich hervorragend für die Speicherung und gemeinsame Bearbeitung von Daten. Die moderne Liste kann mehr sein als nur Daten in einem Gitter, indem sie die Funktionalität durch Regeln, Spaltenformatierung, Power Platform-Integrationen und vieles mehr erweitert. Wenn es dafür keine App gibt, sollten Sie Microsoft-Lists in Betracht ziehen. Für weitere Informationen besuchen Sie auch das Microsoft-Lists-Ressourcen-Center.


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