Fragen zu Microsoft Teams im Bildungskontext: Tipps für einen erfolgreichen Einsatz

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Nach einem turbulenten Jahr, in dem die exponentielle Entwicklung von Microsoft Teams im Bildungsbereich zu beobachten war, beginnt das neue Jahr mit einer Reihe von Fragen zur digitalen Strategie und der richtigen Einführung digitaler Tools für Lehrer und Schüler.

Dank meiner Erfahrung, die ich bei der Einführung von Teams im Bildungsbereich an mehreren Schulen und Universitäten gesammelt habe, möchte ich Ihnen hier einige wichtige Ratschläge geben, die Ihnen als Lehrer, Schulleiter oder IT-Mitarbeiter nützlich sein dürften.

Frage: Ich bin eine Lehrkraft und suche nützliche Ratschläge für den Einsatz von Microsoft Teams im Bildungskontext.

Antwort 1: Haben Sie eine klare Strategie, was die Klassenorganisation in Teams anbetrifft?

Es gibt zwei Möglichkeiten, Teams für Klassen einzurichten: Entweder „Einzelteams“, d. h. Teams mit einem Lehrer und seinen Schülern oder „gesamte Klassenteams“, d. h. Teams mit mehreren Lehrern mehrerer Fächer und ihren Schülern. Die Unterschiede zwischen den beiden sind enorm und haben Auswirkungen auf die Konstruktion der Kanäle sowie auf die Kommunikation mit den Lernenden bei der Zuweisung von Aufgaben. In einem gesamten Klassenteam kann die Kanalstruktur etwa nach Fach und Aufgabe erfolgen. Dabei muss sehr gründlich vorgegangen werden, damit die Schülerinnen und Schüler ein solides Verständnis für die Aufgaben nach Fach entwickeln.

In gleicher Weise ist es für Einzelteams und gesamte Klassenteams wichtig, eine klare Strategie für die Kommunikation innerhalb der Klasse zu haben. So können beispielsweise Tags sehr nützlich sein, um nur bestimmte Segmente von Schülern anzusprechen oder um eine bestimmte Gruppe von Personen zu einem bestimmten Thema anzusprechen, auf das ein Tag verweist.

Antwort 2: Nutzen Sie in Ihren Klassen-Teams alle Möglichkeiten, die OneNote Ihnen bietet?

Allzu oft wird OneNote nicht in Klassen-Teams eingesetzt. Es ist jedoch der Motor der Teams und der zentrale Punkt für die gemeinsame Nutzung und Verteilung von Bildungsressourcen. Wenn Sie OneNote bislang nicht verwendet haben, möchte ich Sie darauf aufmerksam machen, dass die bildungsorientierte Version spezielle Bereiche mit Standardberechtigungen enthält; Letztere hängen davon ab, ob Sie Lehrkraft (in Teams ein Teambesitzer) oder eine Schülerin/ein Schüler (Team-Mitglied) sind. Warum ist das so wichtig? Es erspart den Lehrkräften viel Zeit, da sie sich nicht um die Festlegung von Lese- oder Änderungsrechten für jede Datei oder jeden Ordner kümmern müssen, den sie mit den Schülern teilen möchten.

Antwort 3: Was müssen Sie über die neuen Funktionen wissen?

Microsoft hat kürzlich eine ganze Reihe großartiger neuer Funktionen für die Bildungsversion von Microsoft Teams angekündigt. Persönlich halte ich Folgende für die am stärksten erhofften und wichtigsten:

  1. Gruppenaufgabenin Teams-Klassen ermöglichen es Lehrkräften, die gemeinsame Arbeit in Gruppen zu fördern. Mit dieser Funktion können gemeinsam Aufgaben erstellt, bearbeitet und eingereicht werden.
  2. Moderatorenunterstützung für Breakout-Räumegibt Moderatoren/Managern für jeden Raum die Möglichkeit, den Nutzern Räume zuzuweisen, Bekanntmachungen zu versenden, Räume neu zu erstellen usw.
  3. Lesefortschritt in Teams eignet sich perfekt für Grundschüler oder Fremdsprachenschüler, wenn Lehrer den Lesefluss anhand von Faktoren wie der richtigen Anzahl von Wörtern pro Minute, falscher Aussprache, Auslassungen, Einfügungen, Wiederholungen und Selbstkorrekturen beurteilen möchten.

Frage: Ich bin Schulleiterin und möchte unsere Digitalstrategie stärken, um optimale Akzeptanz von Microsoft 365 zu garantieren.

Antwort 1: Haben Sie einen Change-Management-Plan entwickelt? Gehen Sie mit gutem Beispiel voran?

Ja, das ist der wichtigste Punkt, und allzu häufig wird das Change-Management auf zwei bis drei Schulungen reduziert, die Lehrkräften angeboten werden. Ist das bei Ihnen der Fall, wird die Akzeptanz relativ gering bleiben. Der Grund dafür ist sehr einfach: Die Bereitstellung von Microsoft 365 in einer Schule sollte nicht vom IT-Team allein, sondern von allen beteiligten Interessengruppen (d. h. Schulleitung, Lehrkräftevertretung usw.) gemeinsam durchgeführt werden. Dieser Technologieansatz stellt die Menschen in den Mittelpunkt.

Wenn eine Schule auf Microsoft 365 umsteigt, muss sie sich daher zunächst auf eine Vision einigen. Sie sollten die Antworten auf die folgenden Fragen haben:

  • Warum wird die Veränderung vorgenommen?
  • Was habe ich davon?
  • Welches Risiko besteht, wenn wir nichts verändern?
  • Welche Vorteile bieten sich für die Einrichtung?
  • Welche Tools sollten wir beibehalten, um Doppelungen zu vermeiden?

Als Zweites sollten Sie ein Pilotteam für Lehrer und ein Pilotteam für Verwaltungsangestellte zusammenstellen und diese beiden Teams darin schulen, Schulungen für ihre Kollegen und Kolleginnen durchzuführen. Anschließend sollten Sie die vereinbarte Vision kommunizieren. Dann sollten Sie einen Coaching-Plan aufstellen, der von den Pilotteams geleitet wird. Schließlich müssen Sie wissen, wie Sie mit Widerständen umgehen und sich selbst als Führungskraft einbringen können. Sie müssen die Botschaft verbreiten und zeigen, dass Sie selbst Microsoft 365 für Ihren Arbeitsalltag nutzen. Ändern Sie beispielsweise etwas an Ihrem internen Kommunikations- und Zusammenarbeitsmuster. Schicken Sie keine E-Mails mit Dateianhängen mehr, sondern richten Sie Teams für das Kollegium ein, in denen Informationen, Ressourcen und Kommunikation zentralisiert werden.

Kurz gesagt: Arbeiten Sie mit der Cloud, wie die Lehrkräfte es tun. Die Akzeptanz wird maximiert, wenn die ganze Organisation sich verändert. Ein letzter Ratschlag: Ein Lehrkräfte-Ausbildender ist sich nicht zwangsläufig der mit dem Change-Management zusammenhängenden Strategien bewusst. Ziehen Sie also unbedingt Fachleute hinzu, die Sie während des Prozesses unterstützen.

Antwort 2: Welche neuen Funktionen sind gegebenenfalls für Sie interessant?

Die erste Funktion dürfte Insight sein. Microsoft hat vor Kurzem sein „Insight-Tool“ aktualisiert, das es Schulleitern nun ermöglicht, direkt in Microsoft Teams for Education auf Schüleraktivitätsdaten aus der gesamten Einrichtung zuzugreifen. Sie können die Aktivitäten verschiedener Schüler verfolgen: ihre Aufgaben, Dateiaktivitäten, OneNote-Aktivitäten, Besprechungsaktivitäten und so weiter. Dies ist besonders in der Pandemiezeit von großem Nutzen.

Die zweite Funktion umfasst Genehmigungen innerhalb von Teams. Dieser Workflow spart jede Menge Zeit bei der Genehmigung von Bestellungen und Verhaltensregeln, der Überprüfung eines Dokuments, Stundenplänen, der Prüfung von Lehrplänen usw. Wenn Sie vollständig mit Teams arbeiten, sollten Sie Genehmigungen unbedingt ausprobieren.

Frage: Ich bin IT-Mitarbeiter und brauche etwas Orientierung, um in Sachen IT-Governance die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Antwort: Haben Sie über einen spezifischen IT-Governance-Plan nachgedacht, der dem jeweiligen Nutzerprofil (Mitarbeiter, Lehrer, Schüler) entspricht?

Wenn Sie diese Frage mit Nein beantworten, ist dies wirklich dringend erforderlich, da alle Nutzer innerhalb der Plattform standardmäßig mit dem gleichen Maß an Berechtigungen und Zugriffsrechten ausgestattet sind. Folgendes würde ich vorschlagen als Erstes zu tun:

  • Die Beschränkung der Erstellung von Gruppen
  • Einen klar definierten Prozess zur Bereitstellung von Teams sowie Gruppen
  • Die Implementierung von Richtlinien entsprechend dem Profil der Person
  • Die Anpassung der Microsoft 365-Oberfläche sowie der Microsoft Teams-Oberfläche mit einem klar definierten Anwendungskatalog

Speziell für Teams (außer für Klassenteams, die mittels eines Lebenszyklus durch SDS (School Data Sync) automatisiert werden können) ist es unbedingt erforderlich, dass Sie die Benennungsrichtlinien und Ablauf- sowie Aufbewahrungsstrategie mit Lehrkräften und der Schulleitung absprechen und die Erstellung privater Kanäle auf wenige Personen begrenzen. (Der Missbrauch privater Kanäle in Teams ist leider keine Seltenheit.) Kurz gesagt: Sprechen Sie mit allen Beteiligten, hören Sie sich ihre Nutzungsbedürfnisse an, und passen Sie Ihre Governance-Entscheidungen an.

Antwort: Wie hoch ist Ihre Messlatte für Beschränkungen?

Diese Frage mag seltsam klingen, aber ich sehe, dass manche IT-Mitarbeiter so viele Dinge wie möglich blockieren, um sich selbst zu schützen. Das kann katastrophale Folgen haben, wenn es um das Verständnis der Tools und deren Einsatz geht. Ich möchte Ihnen zwei Beispiele nennen.

In vielen Schulen wurde für alle Schülerinnen und Schüler der 1:1-Chat deaktiviert. Das kann schwerwiegende Folgen haben, wenn eine Lehrkraft unter vier Augen mit einer Schülerin oder einem Schüler sprechen möchte. Glücklicherweise gestattet die überwachte Chat-Lösung Lehrkräften nun, einzelne Chat-Zugriffe besser zu überwachen, ohne alles zu sperren.

Hinzu kommt, dass einige IT-Mitarbeiter beschlossen haben, den Zugang für Gäste generell zu sperren, was wiederum ein ernstes Problem darstellt, wenn eine Lehrkraft beispielsweise eine OneNote-Inhaltsbibliothek oder das individuelle Portfolio eines Schülers mit einem Elternteil teilen möchte.

Zusammengefasst sollten die Einführung und Nutzung von Microsoft Teams im Bildungskontext nicht als reines Technologieprojekt betrachtet werden. Vielmehr handelt es sich um ein Technologieprojekt, in dessen Zentrum menschliche Aspekte stehen und das von der Schulleitung, digitalen Profis, die den Endnutzern helfen, und IT-Mitarbeitenden, die sicherstellen, dass die technischen Entscheidungen den funktionalen Entscheidungen entsprechen, durchgeführt wird. Kurz gesagt: Kommunizieren Sie miteinander und betrachten Sie globale Veränderungen auf der Ebene der ganzen Organisation, nicht nur auf der Personenebene.

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