Start SharePoint/Hybrid 3 Fragen für effektives Dokumentenmanagement mit SharePoint

3 Fragen für effektives Dokumentenmanagement mit SharePoint

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Auf unserem Blog finden Sie weitere spannende Beiträge und Leitfänden zum Thema Dokumentenmanagement.


Der Frühling ist gerade zu Ende gegangen, und für viele kleine Unternehmen betrachten wir Microsoft 365 oft als eine Suite von Tools, die unsere „Drecksarbeit“ erledigen, wenn es um Versionierung, Aufbewahrungsrichtlinien und mehr geht.

Jedes großartige Feature, das SharePoint bietet, wird nur durch Wartung verbessert, und ein effektives Dokumentenmanagement ist nicht anders. Bei allem, was SharePoint gut macht, müssen wir unserer Plattform auch auf halbem Weg entgegenkommen, indem wir konsistente Praktiken haben, um das Dokumentenmanagement und andere wichtige Governance-Bereiche zu verbessern.

In diesem Artikel werde ich Sie durch drei kritische Fragen führen, die sich jedes Unternehmen stellen muss, das eine effektive Governance aufrechterhalten möchte.

1) Ist unsere Dokumentenmanagement-Richtlinie standardmäßig oder geplant?

Um Ihre Dokumentenverwaltungs-Richtlinie effektiv zu optimieren, müssen Sie Ihren Plan schnell durch schriftliche Dokumentation festlegen. Wenn Sie Ihren Governance-Plan nicht festigen, werden die Gewohnheiten und Launen des Teams zweifellos die Oberhand gewinnen.

Ihre Dokumentenmanagement-Richtlinie muss in den Anfangsphasen nicht perfekt sein. Es ist wichtig, dass Ihre wichtigsten Stakeholder einbezogen werden und ihr Feedback geben. Die Verpflichtung, Phasen zu dokumentieren, ist fast genauso wichtig wie ihr Abschluss.

Im Folgenden finden Sie ein paar Tipps, wie Sie effektive Dokumentenmanagement-Verfahren an Ihrem Arbeitsplatz erstellen können.

Worauf kommt es beim Schreiben eines Leitfadens für SharePoint-Dokumentrichtlinien an?

Die Erstellung eines Dokumentenmanagement-Leitfadens beginnt damit, dass die Organisation ihren Kernsatz an Regeln, Richtlinien und Prinzipien definiert. Die besten Ergebnisse erzielen Sie, wenn Sie eine Reihe von Standards definieren, bevor Sie mit der Erstellung Ihres Leitfadens beginnen.

Stellen Sie sich die folgenden Fragen als grundlegende Basis für die Erstellung Ihres Dokumentenmanagement-Leitfadens:

  • Wie sieht die allgemeine Content-Management-Richtlinie meines Arbeitsplatzes aus?
  • Haben wir bestimmte Content-Manager?
  • Wie oft auditieren wir unsere Dokumente?
  • Wo befinden sich unsere Dokumente, auf die am häufigsten zugegriffen wird?
  • Sind alle meine wichtigsten Führungsrollen in diesem Prozess vertreten?

Nutzen Sie diese Antworten, um ein effektives Richtlinienhandbuch zu erstellen.

Denken Sie daran, dass die früheren Phasen des Prozesses möglicherweise nicht im Dokumentenformat festgehalten werden können. Ihr Handbuch kann über Whiteboarding-Sitzungen, eine Reihe von OneNote-Dateien oder Aufzeichnungen von Microsoft Teams-Meetings zusammengestellt werden.

2) Wie verbessert unsere Dokumentenstrategie die Suche?

Die Suche ist das unangekündigte Puzzleteil, das zu höheren Akzeptanzraten von SharePoint führt. Wenn Ihre Mitarbeiter nach Dokumenten suchen, auf die häufig in Meetings und E-Mails verwiesen wird, und diese nicht in den Suchergebnissen auftauchen, erhält Ihr Helpdesk Benachrichtigungen, die darauf hinweisen, dass „die Suche nicht funktioniert.“

Das ist der Grund, warum die regelmäßige Überprüfung Ihrer Dokumente mit dem Ziel, die Suche zu verbessern, so wichtig ist. Überprüfen Sie regelmäßig auf Schlüsselwörter, Phrasen, interne Sprache und Namen der Teamleiter.

Als Teil dieses Prozesses sollten Sie in Erwägung ziehen, Ihre Suche zu verbessern, indem Sie Microsoft Search für Ihren Tenant einrichten.

Konfigurieren Sie die Suche für Microsoft Office-Applikationen. Microsoft hat ein neues Microsoft Search-Feld bereitgestellt, das sich am oberen Rand von Microsoft Office-Anwendungen in Windows befindet.

Das Microsoft Search-Feld bietet Tools, die Endnutzern helfen, Inhalte zu finden, ein erweitertes Hilfemenü und mehr.

Konfigurieren Sie das Finden von verwandten Dateien. Diese Funktion ermöglicht Information-Worker, nach einer Liste verwandter Dateien zu suchen.

Dies erhöht den Wert der in Ihrem Tenant untergebrachten Dokumente, da Teammitglieder die Möglichkeit haben, Informationen aus Präsentationen, Berichten, Arbeitsmappen und mehr wiederzuverwenden.

Weitere Informationen zur Suche finden Sie im Microsoft Search Center.

3) Müssen unsere Berechtigungen geändert werden?

SharePoint erlaubt Berechtigungen auf Elementebene für jedes Dokument in Ihrer Umgebung. Um die Integrität Ihrer Dokumentenverwaltungsstrategie aufrechtzuerhalten, ist es für Ihre Organisation wichtig zu wissen, ob Berechtigungen, die auf einer temporären Basis gewährt wurden, entfernt werden müssen.

Wie verwalten Sie externe Nutzer auf Projektbasis? Die Berücksichtigung der Personen, mit denen Sie außerhalb Ihres Unternehmens zusammenarbeiten müssen, ist ein wichtiger Schritt zu einer effektiven Governance. Teammitglieder, die in andere Abteilungen und Projekte wechseln, sind ein weiterer wichtiger Faktor.

Das Aufräumen Ihrer Dokumentenmanagement-Richtlinien wird sicherstellen, dass die Zusammenarbeit ein reibungsloser und effektiver Prozess ist.

Also:

  • Erstellen und pflegen Sie bewusst einen Prozess für die Verwaltung Ihrer Dokumente. Weisen Sie Rollen und Ressourcen zu, um sicherzustellen, dass diese Aufgabe nicht im Tagesgeschäft Ihrer Organisation untergeht.
  • Die Suche ist ein unterschätztes Tool, das, wenn es optimiert wird, die Benutzerfreundlichkeit und den Umgang mit Teammitgliedern, verwandten Dokumenten und mehr verbessern wird. Konfigurieren Sie Microsoft Search und nehmen Sie weitere Feinabstimmungen über die geplante Wartung vor.
  • Sicherheit und Berechtigungen sind wachsende Anforderungen für Unternehmen. Definieren Sie, wer granulare Berechtigungen benötigt, und berücksichtigen Sie dabei, dass sich die Sicherheitsrollen von Projekt zu Projekt ändern werden.

Was sind die wichtigsten Aufgaben im Bereich Dokumentenmanagement, die Sie erledigen müssen? Kommentieren Sie unten!

Shadeed Eleazer ist ein Business Architect, der als Lead Architect der offiziellen staatlichen Websites von Maryland und Pennsylvania tätig war. Er unterstützt Microsoft-Praxen bei der Umsatzsteigerung durch Content- und Software-Lizenzierung. Laden Sie seine Checkliste für die Content-Lizenzierung herunter: https://mrshadeed.com/licensing101


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