Native Office 365-Backups: Schluss mit den Mythen

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Hinweis der Verfasser: Der folgende Artikel basiert auf einem Webinar, das John Hodges und Stephanie Donahue vor Kurzem gehalten haben. Sehen Sie sich die Aufzeichnung des Vortrags hier an.

Man muss nicht lange darüber nachdenken, um darauf zu kommen, warum die native Backup-Möglichkeiten, die Office 365 bietet, von externen Backup-Anbietern oft kleingeredet werden. Diese Taktik führt häufig dazu, dass Organisationen Zweifel zu hegen beginnen, welches Datenschutzniveau sie benötigen.

Tatsächlich können native Office 365-Backups in bestimmten Anwendungsfällen die absolut richtige Wahl sein – wenn man sie richtig einsetzt. Wir räumen mit ein paar verbreiteten Mythen auf und demonstrieren Ihnen, wie Sie mit nativen Funktionen die größtmögliche Abdeckung erzielen!

Wer ist dafür zuständig, was zu schützen?

Grob gesagt gibt es zwei Kategorien von Datenverlusten, mit denen sich ein Unternehmen befassen muss: Datenverluste sind entweder benutzerverursacht oder Admin-verursacht. Wir haben bereits einen Beitrag veröffentlicht, in dem wir darauf eingehen, wer im Hinblick auf die Backup-Richtlinie einer Organisation für was verantwortlich ist. Es ist wichtig, das Risiko solcher Datenverluste vor Augen zu haben und Maßnahmen zur Reduzierung der mit einem solchen Verlust verbundenen Kosten zu entwickeln.

Um einen Eindruck von den Kosten eines Datenverlusts zu gewinnen: Laut der 2017 Cost of Data Breach Study des Ponemon Institute verlieren die Bildungs-, Finanz- und Gesundheitsbranche pro verlorenem oder gestohlenem Datensatz durchschnittlich jeweils 200, 245 oder 380 US-Dollar.

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Was schließt die Datensicherungsrichtlinie Ihrer Organisation ein?

Die Datensicherungsrichtlinie einer typischen Organisation bietet häufig grundlegenden Schutz, der in der Regel allerdings nicht ausreicht, um alle Anforderungen eines Unternehmens zu erfüllen. Die übliche Richtlinie deckt grundlegende Punkte wie Benutzer-Rollbacks für Dokumentversionen, temporäre Admin-Schutzmaßnahmen für vorläufiges Löschen und „Worst-Case“-Rollbacks ab, bei denen Microsoft Unterstützung leisten kann.

Wir möchten hier definitiv keine Panikmache betreiben, um Ihre Organisation dazu zu bringen, unsere Produkte zu benutzen. Doch die Praxis lehrt uns, dass es bestimmte Fehler gibt, die Organisationen berücksichtigen müssen. Dies sind etwa die Folgenden:

Benutzerverursachte Fehler

„Ich habe ein Dokument verlegt; die URL, die ich habe, funktioniert nicht mehr!“

„Die Dokumentversion, die ich habe, ist beschädigt; all meine Änderungen fehlen!“

„Ich habe versehentlich eine Planner-Aufgabe gelöscht und finde den Verlauf nicht mehr!“

 

Beispiele:
– Native Versionierungskontrolle im Client
– 
Native Papierkorb-Einstellungen im           Browser
– Native Dateiwiederherstellung in Teams/OneDrive

Admin-verursachte Fehler

„Ich habe die Apps auf meiner Website aktualisiert, aber nun muss ich einige Änderungen rückgängig machen.“

„Ich habe die Vererbung auf meiner Seite unterbrochen und jetzt sind meine Dateien für niemanden mehr sichtbar!“

„Ein Benutzer hat das Unternehmen vor sechs Monaten verlassen, aber wir haben seine Aufbewahrungsrichtlinie vergessen!“

Beispiele:
– Native Papierkörbe der zweiten Ebene
– Native Wiederherstellungsanforderungen
– Native Richtlinien zum vorläufigen             Löschen

Darüber sollten Organisationen sich Gedanken machen

In einer Office 365-Umgebung kann es für Organisationen sehr verwirrend sein, auseinanderzuhalten, was im Verantwortungsbereich von Microsoft liegt und wofür sie selbst zuständig sind. Die folgende Tabelle bietet einen Überblick darüber, wer für was verantwortlich ist:

Native Office 365-Backups

Verantwortung des Kunden

Service-Ausfall aufgrund eines Fehlers in der Hardware oder Infrastruktur Datenverlust aufgrund von ausscheidenden Mitarbeitern und deaktivierten Konten
Service-Ausfall aufgrund einer Naturkatastrophe oder eines Ausfalls des Rechenzentrums Datenverlust aufgrund von böswilligen Insidern/Hacktivists, die Inhalte löschen oder Schadsoftware/Ransomware
Kurzzeitiger Benutzerfehler mit Papierkorb/Versionsverlauf (einschließlich neuer „Datenwiederherstellung“ von OneDrive) Wiederherstellung nach längeren Ausfällen
Kurzzeitiger administrativer Fehler mit Soft-Delete für Gruppen und Postfächer oder servicegeführtem Rollback Abdeckung langzeitiger versehentlicher Löschungen mit selektivem Rollback

 

Die am häufigsten auftretenden Punkte, auf die Organisationen unserer Empfehlung nach ein Auge haben sollten, sind fehlende SLAs für die Wiederherstellung durch Endbenutzer, potenzielle Szenarien mit hohen Auswirkungen im Zusammenhang mit nativer Wiederherstellung und Langzeit-Wiederherstellungsanfragen für Benutzerdaten.

Wann sollten Organisationen Hilfe suchen?

Die Antwort lautet stets: Bevor Sie ein Problem haben! Es gab Fälle, in denen Kunden zu uns kamen, damit wir sie bei einem Datenverlust unterstützen und wir aufgrund der Einschränkungen ihrer nativen Backup-Kapazitäten nichts für sie tun konnten. In einer solchen Situation möchten Sie lieber nicht stecken!

Um mehr über die Unterschiede zwischen nativen und externen Backup-Kapazitäten zu erfahren, schauen Sie sich unser On-Demand-Webinar zu diesem Thema an.


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