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Tag für Tag wechseln weitere Unternehmen zu Office 365. Was spricht auch dagegen? Die sich dem Benutzer eröffnende Möglichkeit, unzählige Kollaborationsdienste zu nutzen, sowie die Kosten der Instandhaltung einer On-Premises-Infrastruktur machen es schwierig, der Einführung einer cloudbasierten Kollaborationsplattform zu widerstehen. Sie müssen sich keine Gedanken machen um Server-Patches, Upgrades oder … Backups?

Zwar fallen in Office 365 zahlreiche Infrastruktur-Aufgaben weg. Doch Backups sind sowohl für Endbenutzer als auch für Unternehmen im Ganzen eine Notwendigkeit, um beispielsweise für die versehentliche oder böswillige Löschung von Inhalten, Ransomware oder die Wiederherstellung der Inhalte eines nicht länger im Unternehmen tätigen Benutzers gerüstet zu sein. Insgesamt stehen die Vorteile einer Backup-Lösung außer Frage.

Was ist mit dem Beweissicherungsverfahren?

Es ist ein verbreiteter Irrtum, dass der Bedarf für eine externe Backup-Lösung dadurch gedeckt werden könne, für alle Postfächer das Beweissicherungsverfahren zu aktivieren. Es ist richtig, dass das Beweissicherungsverfahren die Sicherung von E-Mail-Inhalten ermöglichen kann. Allerdings eignet sich dieses Mittel besser für den Sicherheits- und juristischen Gebrauch als für die Bereitstellung von Benutzerdiensten. Folgende Dinge sollten Sie etwa bedenken:

  1. Mit dieser Methode bewahren Sie den gesamten Inhalt des Postfachs eines Benutzers auf. Das schließt irrelevante Inhalte wie Spam oder Marketing-E-Mails ein. Wenn Sie alle Postfächer Ihres Unternehmens auf diese Weise sichern, sorgen Sie für jede Menge Unordnung, wenn Sie eDiscovery oder die Inhaltssuche nutzen wollen.
  2. Das Beweissicherungsverfahren dient nicht der Wiederherstellung verloren gegangener Daten. Vielmehr dient es zur Aufbewahrung von Informationen für die Beweissicherung bei Ermittlungen. Für die meisten IT-Service-Manager ist die Verwendung als Wiederherstellungsmethode daher nicht nachhaltig umsetzbar. Sollte ein Manager beispielsweise versuchen, eine bestimmte E-Mail aus dem Postfach eines ehemaligen Mitarbeitenden abzurufen, wären dafür folgende Schritte erforderlich:
  • Ein Administrator mit den entsprechenden Berechtigungen führt eine eDiscovery-Suche durch.
  • Die Ergebnisse der Suche werden als PST-Datei exportiert.
  • Die Informationen werden an den Manager weitergeleitet, der sie angefordert hat.
  • Anschließend muss der Manager die PST-Datei in Outlook öffnen – vorausgesetzt, er weiß, wie das funktioniert.

  1. Als Backup-Daten werden allgemein Kopien von Inhalten betrachtet, die an einer anderen Stelle gespeichert werden und im Fall eines Datenverlustes abgerufen werden können. Das Beweissicherungsverfahren speichert keine physisch separaten Kopien einer Datei. Für sicherheitsbewusste Unternehmen oder solche, die bestimmte Vorschriften einhalten müssen, ist die fehlende Möglichkeit, eine separate Kopie aufzubewahren, unzureichend.

    Ein Beispiel einer solchen Aufbewahrungsvorschrift ist CMMC-Vorschrift C029, in der gefordert wird: „Führen Sie regelmäßig vollständige und umfassende Daten-Backups gemäß der organisatorischen Definition durch und speichern Sie sie extern und offline.“

  1. Zwar kann das eDiscovery Center genutzt werden, um Inhalte überall in Office 365 zu suchen. Das Beweissicherungsverfahren ist jedoch nur für Exchange-Postfächer und E-Mail-Inhalte verfügbar. Das unterstreicht nur noch mehr, dass die Verwendung dieses Verfahrens allein keine praktikable Backup-Strategie für Office 365 ist, da sie weitere Dienste wie Teams, Planner und OneDrive (um nur einige zu nennen) außer Acht lässt.
  2. Für das Beweissicherungsverfahren müssen weiter Lizenzgebühren an Microsoft gezahlt werden, um die Daten ehemaliger Mitarbeiter aufzubewahren.

Das spricht für externe Backup-Lösungen

Durch die Investition in externe Backup-Lösungen wie AvePoints Cloud Backup können Backup und Wiederherstellung richtig in den IT-Service-Management-Prozess eingebunden werden. So stehen die Funktionen sowohl dem Unternehmen als auch den Endbenutzern ohne die mit dem Beweissicherungsverfahren verbundenen Einschränkungen oder für das eDiscovery Center erforderlichen zusätzlichen Berechtigungen zur Verfügung.

AvePoint unterstützt Unternehmen bei der Sicherung umfangreicher Office 365-Datenvolumen aus Exchange, SharePoint, Gruppen, Teams, OneDrive, Planner, Project Online und öffentlichen Ordnern. Mit bis zu vier Wiederherstellungspunkten, flexiblen Speicherort-Optionen und externen Wiederherstellungsmöglichkeiten erfüllt Cloud Backup die Wiederherstellungspunktziele und Datensicherheitsstrategien der meisten Unternehmen.

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