In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie eine bestehende SharePoint Content Datenbank aufteilen können und die Links aller Subsites beibehalten.

 

Oft wird SharePoint in Unternehmen nicht von Anfang an nach Microsoft Best Practices geplant. Des Weiteren kann es vorkommen, dass Site Collections und somit auch Content Datenbanken unkontrolliert stark wachsen.

Im Folgenden wird das Vorgehen beschrieben, um eine bestehende Site Collection mit enthaltenen Subseiten auf mehrere Content Datenbanken aufzuteilen.

 

Ausgangslage:
Es existiert nur eine Content Datenbank, welche die Site Collection “Abteilungen“ enthält.

In dieser Site Collection wurden viele verschiedene Subseiten für die einzelnen Abteilungen erstellt, z. B. für IT, Personal, Marketing, Vertrieb, Finanzen, Qualitätssicherung, etc.

Aufgrund des starken Wachstums der Subseiten und dem damit immer größer werdenden Volumen der Content Datenbanken, insbesondere wegen Backup- und Restore-Szenarien, ist eine Verwaltung gleichnamiger teilweise schwer oder gar unmöglich. Eine Lösung hierfür ist die Umwandlung von Subseiten innerhalb der Site Collection, welche jeweils einer eigenen Content Datenbank zugeordnet werden können.

Dabei soll sich der Link / URL nicht ändern, sodass von Benutzern angelegte Favoriten weiterhin funktionieren. Somit wird das wiederfinden von Dokumente und Bibliotheken für Benutzer vereinfacht.

Im nachfolgenden Beispiel wird die „IT“-Subseite zu einer Site Collection umgewandelt und einer Content Datenbank hinzugefügt.

Link: http://intranet2016/abteilungen/IT

Link zu einem Dokument: http://intranet2016/abteilungen/IT/Shared%20Documents/DocAve%206%20-%20Backup%20and%20Restore%20-%20Prevent%20Backup%20Deletion.pdf

 

1. Zuerst wird eine neue dedizierte Content Datenbank erstellt:

Aufgrund von Best Practices Beispielen empfehle ich einen entsprechenden Namen zu vergeben und die Kapazitätseinstellungen der Datenbank anzupassen

 

2. Da der Link / URL gleichbleiben soll, muss im nächsten Schritt ein passender Managed Path erstellt werden.

Wichtig ist ein expliziter Pfad.

Achtung: In einer Web Application werden nur 20 Managed Paths unterstützt! Je nach Szenario kann auch ein anderer Weg gewählt werden, um den Link mit Hilfe von Managed Paths beizubehalten, ohne die maximale Anzahl zu überschreiten. Sie haben Fragen hierzu? Kontaktieren Sie uns ganz einfach!

Hinweis: Sobald der Managed Path erstellt ist, kann die „IT“ Subseite nicht mehr aufgerufen werden.

 

3. Nachfolgend erfahren Sie genaueres über die Konzeption von „IT“ Site Collections. Diese dienen als Container, um bestehenden Content aus Subseiten aufzunehmen.

Achten Sie darauf, den richtigen Managed Path auszuwählen und die geplante Site Collection in der gewünschten, dedizierten Content Datenbank zu erstellen.

 

4. Im nächsten Schritt werden wir mittels AvePoint DocAve Content Manager die bestehende Subseite in eine Site Collection umwandeln.

Wählen Sie hierfür zuerst auf der linken Seite des Fensters die IT-Subseite aus, anschließend wählen Sie auf der rechten Seite die neu erstelle Site Collection aus.

Starten Sie mit Move oder Copy den Prozess. Detaillierte Einstellungen sind hierbei von jeweiligen Einzelfällen abhängig und werden in dieser Anleitung nicht weiter beleuchtet.

Der Prozess wird im Hintergrund gestartet und kann im Job Monitor überwacht werden.

 

5. Sobald der Prozess abgeschlossen ist, kann die neu erstellte Site Collection über den bekannten Link aufgerufen werden. Alle Dokumente, Dateien, usw. sind weiterhin über den alten Link und die gesetzten Favoriten erreichbar