Wer sollte Microsoft Teams erstellen können?

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Wozu eigentlich Teams nutzen? Warum ist ein moderner Arbeitsplatz überhaupt so wichtig? Die häufigsten Antworten auf diese Fragen sind, dass Organisationen versuchen, ihre Mitarbeiter bei Laune zu halten, eine effiziente Zusammenarbeit zu ermöglichen und das eigene Unternehmen als Arbeitsplatz so attraktiv wie möglich zu gestalten.

Darüber hinaus sorgt Teams dafür, dass die Mitarbeiter weniger zwischen verschiedenen Kontexten hin und her wechseln und insgesamt mit weniger Anwendungen/Lösungen jonglieren müssen, sodass sich Zeit einsparen lässt. Das Ziel ist, Mitarbeiter innerhalb der Microsoft Teams-Plattform zu halten, sodass Sie wesentliche Aspekte der Zusammenarbeit wie das Teilen von Dateien und den Zugriff auf die benötigten Programme von dort aus erledigen können.

Die Herausforderung besteht nun darin, bei der Erstellung von Teams eine positive Benutzererfahrung zu wahren und den Benutzern die benötigten Assets/Apps/Ressourcen bereitzustellen, ohne sie zu überfordern. Es ist leicht zu sagen: „Alle sollten Teams benutzen“, ohne sich dann um die verwaltungstechnischen Probleme zu kümmern, die dadurch möglicherweise entstehen. Dass ein Team erstellt wurde, bedeutet noch lange nicht, dass es auch akzeptiert wird.

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Akzeptanz und Erstellung von Teams

Von einer Akzeptanz von Microsoft Teams kann gesprochen werden, wenn die Benutzer den Wert eines bestimmten Teams erkennen, es tatsächlich nutzen und die Vorteile der Zeitersparnis erkennen, indem sie die Anwendung nutzen, um Prozesse zu optimieren. Ob nun in der Buchhaltung, der Pflege von Einrichtungen, der Fertigung oder bei Service-Aufgaben, alle diese Bereiche sind Beispiele echter Akzeptanz.

Bei der Erstellung dreht sich alles um die geschäftlichen Bedürfnisse. Einerseits dachte sich Microsoft bei der Entwicklung von Teams: „Wer weiß besser, was die Mitarbeiter brauchen, als die Mitarbeiter selbst? Warum sollten wir es ihnen schwer machen?“

Andererseits hat sich immer wieder gezeigt, dass Benutzer bei der Bereitstellung manchmal den Blick für das rechte Maß verlieren, wenn man ihnen freie Hand lässt und keinerlei Rahmenbedingungen vorgibt. Die Überforderung führt dann dazu, dass Duplikate, Redundanzen und andere unnötige Elemente erstellt werden.

Daher stehen viele Organisationen vor einem heiklen Balanceakt. Sie sind hin- und hergerissen zwischen zwei verschiedenen Ansätzen:

  1. Selbstbestimmte Bereitstellung zuzulassen, sodass die Benutzer nach Belieben erstellen können, was sie möchten
  2. Selbstbestimmte Bereitstellung nicht zuzulassen und die Erstellungsprozesse stattdessen stärker zu steuern. Dazu würde zum Beispiel gehören, dass Benutzer ein Formular ausfüllen müssen, auf dem sie erklären, warum sie zur Zusammenarbeit ein Team benötigen, woraufhin die IT dann die Bereitstellung übernimmt, sofern die Notwendigkeit tatsächlich gegeben ist.

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Welche Lösung ist die richtige für Ihre Organisation?

Jede Organisation hat ihre eigene Kultur. Wenn die Einführung neuer Technologien in Ihrer Organisation grundsätzlich begrüßt wird und Sie Champions und/oder Stakeholder haben, die Microsoft Teams in der gesamten Organisation fördern wollen, kann das viel Begeisterung schaffen. In diesem Fall kann das Zulassen selbstbestimmter Bereitstellung durchaus sinnvoll sein.

Dennoch können Probleme entstehen, wenn Organisationen nicht in der Lage sind, die erstellten Elemente richtig zu verwalten. Die Benutzer können es bei der Erstellung übertreiben, was dann nach und nach zu anderen Problemen im Zusammenhang mit einer angemessenen Nutzung führen kann. Wenn für die Zusammenarbeit und Teilen von Informationen unter den Benutzern keinerlei Kontrollmechanismen eingerichtet werden, kann das negative Folgen für die Organisation haben.

Es gibt in dieser Frage keine Patentlösung. Entscheidend ist, sich daran zu orientieren, wie die eigenen Mitarbeiter am besten arbeiten und mit welchen Rahmenbedingungen sie sich wohlfühlen.

Kann man zu viele Teams haben?

Nicht zwangsweise. Entscheidend ist vielmehr, ob die Teams für das genutzt werden, wofür sie erstellt wurden. Im Hinblick auf die IT kann eine große Anzahl an Teams allerdings durchaus zum Problem werden. Im Laufe der Zeit kann eine übermäßige Menge an Teams sowohl bei der Aufbewahrung als auch bei der Governance Schwierigkeiten bereiten.

Viele Organisationen neigen deshalb dazu, lieber weniger Teams zuzulassen. Wenn die vielen Teams aber alle genutzt werden und einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen, spricht sicherlich nichts gegen eine große Anzahl von Teams.

Anzeichen dafür, dass die Governance gestärkt werden sollte

Es ist wichtig, das Lebenszyklusmanagement im Auge zu behalten. Üblicherweise wird etwas erstellt, dann existiert es für eine gewisse Zeit und schließlich wird es irgendwann ausgemustert und archiviert. Das gilt auch für unsere Zusammenarbeitsbereiche.

Es geht los mit der Erstellung. Entweder hat der Benutzer die Möglichkeit, den Arbeitsbereich selbst zu erstellen, oder er muss ein Formular ausfüllen, woraufhin der Arbeitsbereich für ihn erstellt wird.

Im Anschluss wird der Arbeitsbereich für den Rest des Lebenszyklus überwacht. Wir beobachten, wie er genutzt wird, wer Unterhaltungen führt, wer in Gesprächen aktiv ist, wer Dateien teilt, wer auf Dateien zugreift usw.

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Danach beurteilen wir die Situation und legen Richtlinien fest, um zu überwachen, ob die Gruppe, die das Team ursprünglich haben wollte, 30, 60 oder 90 Tage später noch immer Gespräche führt, Beiträge schreibt und Inhalte teilt. Ist das nicht der Fall, sollte überlegt werden, ob die Gruppe diesen Zusammenarbeitsbereich wirklich benötigt. Wenn der Bereich für ein Projekt angelegt wurde, das mittlerweile abgeschlossen ist, wird er unter Umständen nicht mehr gebraucht.

Die letzte Phase ist die Ausmusterung. Wie lange werden die Inhalte aufbewahrt? Welche Inhalte gibt es? Sind sie vertraulich? Sind sie proprietär? Falls ja, müssen Sie sie wahrscheinlich für eine gewisse Zeit aufbewahren.

Mit diesem Blick auf die typischen Governance-Prozesse, die Administratoren bei der Verwaltung von Teams-Arbeitsbereichen nutzen, sind wir am Ende des Beitrags angelangt. Sie haben noch mehr Fragen zur Governance im Rahmen der Erstellung von Teams? Stellen Sie sie in einem Kommentar!


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