Microsoft Teams ist weit mehr als Skype 2.0

Nachdem ich mich mit vielen Leuten unterhalten habe, für die Microsoft Teams noch Neuland ist, habe ich festgestellt, dass viele die Plattform einfach als eine Weiterentwicklung von Skype betrachten – so sehr, dass sie Teams und Zoom oder Teams und ihr File Share verwenden. Doch tatsächlich sind die Funktionen, die diese Tools bieten, bereits in Microsoft Teams enthalten. Wenn Sie es mit Endbenutzern zu tun haben, denen es schwerfällt, das ganze Potenzial zu erkennen, das Microsoft Teams zu bieten hat, sollten Sie dem mit den drei folgenden Schritten entgegenwirken.

1. Permanentes Lernen in Ihrer Organisation

Zunächst einmal ist es sehr wichtig, dass Sie Ihre Benutzer darüber informieren, wo Teams Inhalte speichert, wie diese Inhalte gespeichert werden, welche Tools im Backend verwendet werden und so weiter. Der vielleicht wichtigste Punkt dabei ist, sicherzustellen, dass Ihre Benutzer wissen, dass ihnen mit jedem neuen Team auch die damit verbundene SharePoint-Website zur Verfügung steht. Mit dieser SharePoint-Seite im Hintergrund erhalten sie alles, was SharePoint so großartig macht: eine separate Website, die Möglichkeit, Seiten, Listen und Bibliotheken anzulegen sowie die Möglichkeit Inhalte auf unkomplizierte Weise anzuzeigen. Die meisten neuen Benutzer wissen jedoch nichts davon, sodass sie ohne Vorbedacht damit beginnen, Dateien in Teams zu speichern.

In früheren Beiträgen habe ich bereits empfohlen, ein Champions-Programm für die Einführung von Microsoft Teams einzurichten. Sicher ist das nicht die Art Weiterbildung, die jedes Mitglied Ihrer Organisation benötigt. Dennoch sollten Sie versuchen, einige Leute zu finden, die an der Technologie interessiert sind, die Lernbegeisterung zeigen und sich darüber schlaumachen möchten, was Microsoft Teams zu bieten hat. Diese Personen können mit den weniger erfahrenen Endbenutzern zusammenarbeiten und ihnen neue Funktionen rasch vorführen.

Zudem ist es ratsam, in Ihrer Organisation eine Weiterbildungsmentalität zu etablieren. Manchmal braucht es nicht mehr als ein zehnminütiges Gespräch, um jemanden zu ermutigen, lieber Team-Chats und Kanäle zu nutzen, anstatt E-Mails. Sollte jemand absolut nicht begreifen, wie Teams eingerichtet wird und funktioniert, dann nehmen Sie sich die Zeit, es dieser Person zu erläutern oder fertigen Sie Schulungsmaterial an, das neue Benutzer zurate ziehen können.

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2. Legen Sie sich darauf fest, Microsoft Teams ganzheitlich zu verwenden

Da Sie in Microsoft 365 investiert haben, möchten Sie natürlich Ihre Zusammenarbeit damit verbessern. Damit dies auch geschieht, müssen sich Führungskräfte um ganzheitliche Akzeptanz bemühen und verhindern, dass File Shares und sonstige externe Tools verwendet werden.

Bevor Sie jetzt direkt in die Kommentarspalte wechseln: Ja, mir ist bewusst, dass es bestimmte Branchen gibt, die aufgrund gesetzlicher Vorschriften File Shares nutzen müssen. Doch für alle, die Microsoft Teams in vollem Umfang nutzen möchten, lohnt es sich, einmal genau in Augenschein zu nehmen, wie sie derzeit File Shares und E-Mail-Verteilerlisten verwenden. Sollte die Dateifreigabe ein schwer überschaubares Durcheinander sein oder eine E-Mail-Verteilerliste ständig mit neuen Leuten in CC erweitert werden, ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, für die gemeinsame Arbeit Teams stärker zu nutzen.

3. Machen Sie die Akzeptanz von Technologien zur Gewohnheit

Noch während Sie diesen Text lesen, sollten Sie eine Erinnerung einstellen, in sechs Monaten bei Ihrem Team nachzufassen, wie es sich an Microsoft Teams gewöhnt hat. Ich gehe jede Wette ein, dass Sie überrascht sein werden, wie sehr sich die Nutzung von Teams innerhalb eines halben Jahres ändert – besonders, wenn Sie neue Mitarbeiter im Team haben. Und das ist alles andere als schlecht.

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, regelmäßig die Meinung Ihrer Endbenutzer einzuholen – besonders, wenn Sie sich in einer Position befinden, in der Sie oder eine andere Person in Ihrem Auftrag mit mehreren Abteilungen sprechen kann – werden Sie sehen, dass sich langsam, aber sicher Best Practices entwickeln und mit zunehmendem Feedback verbessert werden. Sie stellen fest, was funktioniert, was nicht funktioniert und wie sie sich entsprechend anpassen können.

Wir haben beispielsweise ein Team-OneNote, das unserem Team zugeordnet und über eine Registerkarte problemlos erreichbar ist. Ich habe von einem neu eingestellten Teammitglied folgendes Feedback erhalten: „Hey, in diesem Team gibt es eine Menge Kanäle zu früheren Projekten. Kann man die irgendwie verbergen?“

Wir hätten auch weiterhin in einem unübersichtlichen Team arbeiten können. Doch es war wichtig uns anzupassen und den entsprechenden Prozess so reibungslos wie möglich zu gestalteten, um neue Benutzer davon abzuhalten, Tools außerhalb der Plattform zu verwenden. Es sind derartige kleine Lerngelegenheiten, die den Unterschied machen. Hinter jeder Person, die eine Frage stellt, könnten drei stehen, die sich nicht getraut haben, zu fragen. Handeln Sie proaktiv und holen Sie regelmäßig die Meinung Ihres Teams ein.

Ein ganzheitlicher Ansatz zur Verwendung von Microsoft Teams ist einfacher, als Sie vielleicht denken. Stellen Sie zunächst sicher, dass Ihr Team über die tatsächlichen Fähigkeiten von Microsoft Teams informiert ist.

Falls die Plattform wie Skype 2.0 behandelt wird, stellen Sie die Unterschiede deutlich dar. Legen Sie sich darauf fest, Microsoft Teams in Gänze zu verwenden, und argumentieren Sie, warum es sich lohnt. Schließlich sollten Sie eine Kultur des permanenten Lernens etablieren und regelmäßig und nach Plan Möglichkeiten suchen, Ihre Arbeitsweise effizienter und besser zu gestalten. Auf diese Weise können Sie mit der Zeit alle Wachstumsmöglichkeiten ausnutzen, die sich in Ihrer Organisation ergeben.


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