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Erfahrene Informationsmanager sind vermutlich bestens vertraut mit den Best Practices für Klassifizierung, Aufbewahrung und Dateipläne. Allerdings müssen auch die IT, SharePoint-Administratoren und Führungskräfte die Grundlagen des Informationsmanagements kennen, wenn sie die neuesten technologischen Lösungen beurteilen. Für eine erfolgreiche Umsetzung des Informationsmanagements müssen Sie verstehen, wie diese Grundlagen und Best Practices ineinandergreifen.

Zu diesen Grundlagen gehören etwa folgende Entscheidungen:

  • Wie sollen geschäftliche Inhalte kategorisiert werden (Klassifizierung und Taxonomie)?
  • Wie werden Regeln für den Umgang mit Inhalten einschließlich ihrer Aufbewahrung und Entsorgung festgelegt?
  • Wie sehen die Grundlagen zur Erstellung und Umsetzung eines Dateiplans aus?
  • Mit welchen Berichts- und Überprüfungsmethoden wird sichergestellt, dass die Organisation die Compliance-Richtlinien einhält?

Bedingungen: Best Practices zu Klassifizierung und Taxonomie

Einfach gesagt ist eine Taxonomie im geschäftlichen Kontext ein vorab festgelegtes hierarchisches System für Inhalte. Sie ist eine der zentralen Säulen einer modernen Strategie zum Informationsmanagement. Genau wie bei der zweckmäßigen Sortierung der Inhalte eines Schranks vereinfacht die Klassifizierung von Inhalten in logische Ablagestrukturen den Zugriff auf die Inhalte, die gerade gebraucht werden.

Einer ARMA-Umfrage zufolge wird diese Art der Taxonomie in der Richtlinie ISO 15489 empfohlen. Ihre Klassifizierungen basieren auf dem übergeordneten Zweck und den Hauptaufgaben, die eine Organisation erfüllt. Einige Organisationen passen diese Art Taxonomie an ihre Bedürfnisse an und entwickeln damit eine Art hybride Taxonomie.

Zu den Best Practices für eine funktionsbasierte Taxonomie oder eine Taxonomie zur Informationsverwaltung gehören:

  • Die Auflistung von sieben bis zwölf übergeordneten Funktionen und, nach Möglichkeit, die Beschränkung auf höchstens zwei Klassifizierungsstufen.
  • Die Verwendung klarer, präziser und einheitlicher Bedingungen, die im gesamten Zeitverlauf unveränderlich bleiben.
  • Die Sicherstellung, dass Ihre Informationsmanager sie leicht verstehen und verwenden können.
  • Die einfache Anwendbarkeit sowohl auf digitale als auch physische Aufzeichnungen.

Sobald eine Taxonomie erstellt wurde, können Sie damit beginnen, innerhalb dieser Struktur Inhalte zu klassifizieren. Einige der Regeln für die Entsorgung basieren beispielsweise auf Aspekten wie dem Ablauftermin von Verträgen. Dieser Termin muss als Metainformation im System gespeichert werden, damit ihn die Entsorgungsregel lesen und nach Ablauf des festgelegten Zeitraums die richtigen Aktionen ausführen kann.

Anbieter wie AvePoint bieten Lösungen an, die alle Inhalte im Content-Management-System Ihres Unternehmens (SharePoint, Dateifreigaben usw.) erkennen und automatisch klassifizieren können.

Regeln: Aufbewahrung und Entsorgung

Sobald Ihre Taxonomie erstellt und Ihre Inhalte klassifiziert worden sind, müssen Sie Regeln dafür festlegen, was mit den unterschiedlichen Gruppen oder Klassen von Inhalten geschehen soll. Auch hier erweist sich eine gut strukturierte Taxonomie als ungeheuer wichtig. Sollten Komplexitäten auftreten, behandeln Sie diese mithilfe der Regeln und belassen Sie die Taxonomie so simpel wie möglich.

Anstatt für 50.000 verschiedene Inhalte 50.000 nicht verwendbare Regeln zu erstellen, können Organisationen Regeln für jede Art von Inhaltsklassifizierung in ihrer Taxonomie erstellen. Mit solch einem zusammenfassenden Ansatz könnte die Anzahl der Regeln etwa auf unter 100 begrenzt werden. In diesem Ansatz sind Entsorgungsregeln mit gleichen Aufbewahrungsfristen zusammengefasst.

Ein Unternehmen könnte beispielsweise mehrere Arten von Inhalten haben, die für sieben Jahre aufbewahrt werden müssen. Anstatt für jede Art von Inhalt eine eigene Regel anzulegen, können Sie diese in einer einzigen Aufbewahrungsregel mit einer sehr detaillierten Beschreibung zusammenfassen. Dadurch wird sichergestellt, dass viele verschiedene Informations- und Inhaltsklassen abgedeckt sind, während sich die Komplexität bezüglich der Regelverwaltung gleichzeitig verringert.

Die Grundlage für die Formulierung von Aufbewahrungs- und Entsorgungsregeln ist solides Wissen darüber, wie lange welche spezifischen Arten von Inhalten für die einzelnen Teile des Unternehmens relevant sind. Um diese Wissensgrundlage zu schaffen, müssen Sie gegebenenfalls zunächst mit den Führungskräften innerhalb des Unternehmens sprechen.

Auch Branchen- und Regierungsvorschriften müssen bei der Formulierung von Aufbewahrungs- und Entsorgungsregeln unbedingt beachtet werden. Für manche Organisationen können mehr als ein Dutzend Vorschriften gelten, die möglicherweise Auswirkungen auf die Art der Aufbewahrung ihrer Aufzeichnungen haben.

Zusammenfassung in einem Dateiplan

Dateipläne dienen als schnelle Referenz für den Umgang mit unterschiedlichen Arten von Inhalten und stellen eine einfache Möglichkeit dar, festzustellen, welche Schritte der Lebenszyklus verschiedener Gruppen von Inhalten umfasst. Sie müssen mehrere Faktoren wie etwa die Folgenden berücksichtigen: Wer ist für die Betreuung der Aufzeichnungen zuständig? Wie wird die Taxonomie aussehen? Und inwiefern werden damit verbundene Geschäftsregeln berücksichtigt?

Prüfung und Berichterstattung

Es reicht nicht aus, einen Ansatz zum Informationsmanagement auf dem Papier zu entwerfen. Sie müssen auch in der Lage sein, zu belegen, dass dieser Ansatz im Tagesgeschäft Ihres Unternehmens Anwendung findet. Unter anderem sind die folgenden Informationen für die Berichterstattung wichtig:

  • Inhalte für bevorstehende Schritte
  • Aktuelle Art der Anwendung der Bedingungen
  • Alles, was erstellt und vernichtet wurde
  • Von Benutzern oder Einträgen durchgeführte Aktionen
  • Überprüfung eines Administrators und der von ihm durchgeführten Maßnahmen

Vertretbares Löschen

Der Informationsmanagementprozess besteht im Wesentlichen darin, Informationen durch ihren Lebenszyklus zu führen, bis Sie bestimmen, dass sie nicht unbegrenzt aufbewahrt werden müssen und für Ihre geschäftlichen Abläufe nicht länger erforderlich sind. Wenn Sie allerdings etwas vernichten, ist es sehr wichtig, belegen zu können, dass Sie diese Informationen gemäß der Aufbewahrungs- und Entsorgungsrichtlinien vernichtet haben, denen Ihr Unternehmen unterliegt.

Ein vertretbares Löschungsprogramm kann aus einem der folgenden Prozesse, mehreren oder gar allen bestehen:

  • Eine Entsorgungsklasse oder eine Berechtigungsnummer werden als Teil jeder Entsorgungsregel festgelegt. Die Entsorgungsklasse oder die Berechtigungsnummer stellt die offizielle Berechtigung zur Vernichtung dar und belegt, wer für den Schritt verantwortlich ist.
  • Nach der Entsorgung des Inhalts kann ein kleiner Metadaten-Kontrolldatensatz zurückbehalten werden. Dieser belegt, dass das Unternehmen die Information zu einem bestimmten Zeitpunkt besessen hat, sie aber im Rahmen eines genehmigten Prozesses vernichtet und die Metadaten des Inhalts aufbewahrt hat.
  • In das Ergebnis der Entsorgung können Entscheidungsträger eingebunden werden. Hierzu müssen die verschiedenen Geschäftsbereiche darum gebeten werden, festzustellen, ob etwas nicht länger benötigt wird und übernehmen damit die Verantwortung für den Entsorgungsvorgang.
  • Nach Durchführung des Prozesses wird ein Entsorgungszertifikat erstellt. Hiermit wird in einem Datensatz, der im System gespeichert werden kann, alles dokumentiert, was im Rahmen eines bestimmten Entsorgungsvorgangs vernichtet wurde.

Sobald Sie die Grundlagen des Informationsmanagements kennen, können Sie sich mit Lösungen befassen, die Ihnen dabei helfen, Ihre Bedingungen und Regeln für Inhalte festzulegen und automatisch anzuwenden. Erfahren Sie in unserem E-Book „Informationsmanagement im digitalen Zeitalter“ mehr zu diesem Thema!


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