L’archivage des données dans les espaces collaboratifs

Les espaces collaboratifs évoluent à grande vitesse, ce qui génère une quantité de données toujours grandissante.  A cette dimension s’ajoutent deux aspects souvent antinomiques :

• La nécessité de fournir aux collaborateurs un accès rapide aux données les plus pertinentes et les plus récentes.
• En parallèle s’additionnent des contraintes légales exigeant des entreprises qu’elles conservent leurs données pendant des périodes bien précises et de plus en plus longues. (par exemple dans l’assurance maladie les entreprises du secteur sont tenues de conserver deux ans dans le système online et ensuite 10 ans sur un système offline).

Evolution du volume de données dans SharePoint :

Pour un grand nombre de sociétés apparaît alors le challenge de la gestion des données dans les espaces collaboratifs et notamment la capacité à donner accès aux collaborateurs aux données les plus pertinentes et les plus utiles, même lorsque celles-ci sont archivées.

SharePoint permet nativement aux utilisateurs d’accéder à leur archives avec le record management center de SharePoint. La mise en place de ce système permet de mieux gérer les archives. En effet un document peut être envoyé dans un modèle de sites permettant de le mettre en lecture seule.

Ce principe permet donc de transférer le document dans un centre d’enregistrement, d’un point de vue technique il est accessible en lecture seule pour le collaborateur et tous les documents sont ainsi réunis dans un endroit unique au sein de votre plateforme documentaire, on parlera donc d’un répertoire central d’archive.

Aujourd’hui cela existe dans SharePoint, cependant dans une configuration out of the box la responsabilité revient à chaque utilisateur de préciser si un document doit être archivé. Il n’y a pas de règles automatiques qui permettraient par exemple de détecter tous les fichiers de plus de 2 ans ou de mettre en place des règles orientées métiers.

Le nouveau service pack de DocAve permet maintenant de réaliser cela de manière automatique.

Un système efficace d’archivage doit permettre de réaliser les tâches suivantes :

• L’archivage de contenu automatique et intégré.
• L’archivage à base de règles.
• La transparence d’accès et la recherche étendue.
• L’optimisation des ressources de stockage (archivage sur disques).
• L’optimisation des fenêtres de sauvegarde.
• L’auto-récupération.
• L’accès aux données archivées en mode déconnecté.

Le module d’archivage de DocAve vous permet de réaliser l’ensemble de ces tâches et de les automatiser pour une gestion plus simple.

Un archivage maitrisé des données est important pour deux raisons : le fait d’externaliser ces données hors de SharePoint permet de réduire les coûts de stockage, et garantir l’accessibilité des données par les utilisateurs de manière simple et rapide. La mise en place d’un système archivage doit faire partie intégrante d’un projet de définition du cycle de vie de la donnée, et de sa gestion en générale.