Advent, Advent, ein Workflow klemmt

Wenn sich das Jahr dem Ende zuneigt, weihnachtliche Stimmung in den Straßen steht und es im Büro nach Zimt duftet, dann kann sich der SharePoint Administrator ganz in Ruhe den Dingen zuwenden, für die während des Jahres leider keine Zeit bleibt. Oder ist es bei Ihnen etwa anders? Ich vermute, bei Ihnen ist es ganz sicher anders.

Zum Jahresende mehren sich die Arbeiten, die noch dringend erledigt werden müssen. Zum einen, weil in vielen Firmen der Jahresabschluss ansteht und zum anderen, weil viele Mitarbeiter sich über die Feiertage eine Auszeit gönnen und alle offenen Aufgaben zuvor noch zu Ende bringen möchten. SharePoint als Kollaborationsplattform ist dann in vielen Firmen das zentrale System, in dem Mitarbeiter gemeinsam an Dokumenten arbeiten.

In der vorweihnachtlichen Hektik werden Mitarbeiter schnell ungeduldig und die kleinste Verzögerung im Arbeitsablauf zieht sofort ein neues Ticket beim Help Desk nach sich. In manchen der Fälle kann ein Nutzer selbst nicht weiter arbeiten, in anderen wiederum wartet er auf die Aktivitäten anderer Kollegen. Aber müssen Verzögerungen immer auch gleich Störungen sein? Hier sind drei Gründe, die häufig dazu führen, dass ein Nutzer nicht an seinem Dokument wie geplant arbeiten kann.

1. Der Nutzer kann die Datei nicht mehr finden (Gelöscht oder Berechtigungen geändert)
2. Die Datei ist ausgecheckt und daher schreibgeschützt
3. Ein verbundener Workflow ist noch nicht abgeschlossen, er „klemmt“

Wie kann der Help Desk oder der Administrator nun schnell und effektiv reagieren? Die einfache Antwort ist Monitoring.

Über den SharePoint Auditor werden viele einzelne Events gesammelt. Diese umfassen unter anderem auch das Löschen, Aktualisieren und Ein- und Auschecken von Dokumenten. Weiterhin können Berechtigungsänderungen überwacht und unter Zuhilfenahme der IIS Logs auch fehlgeschlagene Login- oder Zugriffsaktivitäten aufgezeichnet werden.

1. Für den ersten Fall kann sich der Administrator mit Hilfe von Reports schnell einen Überblick darüber verschaffen, was in seiner Farm oder auch nur in einer bestimmten Bibliothek geschehen ist. So deutet z.B. ein Report über fehlgeschlagene Login- bzw. Zugriffsversuche auf mangelnde Rechte hin. Klarheit darüber schafft eine Auswertung der Nutzerberechtigungen, die eventuell geändert wurden. Mit den Ergebnissen können dann schnell wieder die Rechte vergeben werden, die der Nutzer zuvor hatte. Wurde eine Datei gelöscht, muss sie mit geeigneten Mitteln wieder hergestellt werden.
2. Oft sind Dateien aber auch schreibgeschützt oder die aktuellste (Haupt-) Version ist nicht sichtbar, weil sich das Dokument noch im ausgecheckten Zustand befindet. Im schlimmsten Fall, wenn sich niemand dafür zuständig fühlt, können solche Dokumente verwaisen. Mit einem Report über ausgecheckte Dokumente erkennt der Administrator, wie viele und welche Dokumente diesen Status haben. So kann er schnell die Dateien identifizieren, die eine Verzögerung verursachen und verantwortliche Kollegen darüber informieren.
3. Ohne die Konfiguration von Ablaufdaten und Erinnerungsmitteilungen ergibt sich noch ein weiterer, sehr “beliebter” Verzögerungsfall im SharePoint. Oft kann so beispielsweise ein Dokument mit Approval-Workflow in einem Zwischenstatus stehen bleiben und auf seine Genehmigung warten. Erst danach wird es z.B. sichtbar und ins Intranet ausgerollt oder an Kunden verschickt. Auch hier kann ein passender Report schnell Klarheit schaffen und der Help Desk oder Administrator kann die zuständigen Mitarbeiter erinnern, ihre Aufgaben abzuschließen.

SharePoint native Anwendungen können zwar auch so manche Ereignisse überwachen und auswerten, schöpfen aber lange nicht alle Möglichkeiten aus. Die angesprochenen Szenarien sind so entweder gar nicht oder nur sehr aufwendig mit eigenen Entwicklungen realisierbar.

Lösungen von Drittanbietern bieten hier sehr viel mehr Funktionen, um seinen SharePoint zu überwachen. Damit können vorsorglich Probleme vermieden oder – wie hier beschrieben – sehr viel schneller und effektiver reagiert werden.

So bietet auch die Firma AvePoint mit dem „Report Center“-Modul innerhalb der DocAve Plattform eine Lösung an, die genau die beschriebenen Szenarien abdeckt. Weiterhin können solche Auswertungen nach einem Zeitplan automatisiert, Ergebnisse in verschiedene Formate übertragen und in Speicherorte sowie SharePoint Bibliotheken abgelegt werden.

Neben Nutzungs- und Compliance-Reports können zusätzlich sogar Infrastrukturergebnisse, wie CPU-Auslastung, Speicherplatz-Trends oder Site Collection Ladezeiten ausgewertet werden. Und mit den „Best Practice Reports“ wird Ihre Farm mit den von Microsoft empfohlenen Werten verglichen und gegebenenfalls Anpassungen vorgeschlagen.

Der Mehrwehrt, den Ihnen Reporting Tools von Drittanbietern bieten, liegt klar auf der Hand: Sie behalten den Überblick und die Kontrolle über Ihre SharePoint-Farm. Geben Sie sich daher nicht mit weniger zufrieden.

Viel Spaß beim „SharePointen“!